Hola-hola peeps, gak terasa udah masuk ke materi terakhir
Pengantar Manajemen nih, kita akan membahas fungsi manajemen yang terakhir
yaitu controlling atau pengendalian.
Apa itu Pengendalian?
Pengendalian dalam manajemen merupakan proses yang digunakan untuk memastikan bahwa tujuan organisasi dicapai dengan efektif dan efisien.
Manajerial
dan Pengendalian Kualitas
- Mekanisme dasar untuk mengontrol organisasi.
- Struktur dasar dan tujuan proses pengendalian.
- Mengendalikan kinerja finansial.
- Mengubah filosofi kontrol.
- Kualitas total manajemen saat ini.
- Tren terkini.
- Sistem kontrol untuk lingkungan yang turbulensi.
Manajerial
dan Pengendalian Kualitas:
Pengendalian
merupakan masalah kritis yang dihadapi oleh seluruh manajer di dalam semua
jenis organisasi pada saat ini
- Pengendalian Kualitas
- Produktivitas Kantor
- Sistem Dasar
- Mengalokasikan sumberdaya finansial
- Mengembangkan sumberdaya manusia
- Menganalisa kinerja finansial, dan mengevaluasi produktivitas keseluruhan.
Pengendalian
Organisasi
Proses sistematika yang dilalui manajer untuk mengatur
kegiatan organisasi agar kegiatan yang dilakukan konsisten dengan ekspektasi
yang telah dibangun dalam rencana tujuan dan standar kinerja organisasi.
Pengengalian
organisasi yang efektif memerlukan informasi terkait:
- Standar kinerja
- Kinerja sebenarnya
- Tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki setiap penyimpangan yang menyimpang dari standar.
Dalam pengendalian
organisasi ada tiga tipe pengendalian, yaitu:
- Umpan Maju (Feed forward) terkadang disebut sebagai pengendalian pencegahan
- Bersamaan (Concurrent), aktivitas kerja penilai saat ini bergantung pada standar kinerja termasuk aturan dan peraturan untuk memandu tugas dan perilaku karyawan bermaksud untuk memastikan bahwa aktivitas kerja menghasilkan hasil yang benar
- Timbal Balik (Feedback) berfokus pada hasil yang dihasilkan organisasi atau biasa juga disebut sebagai post action atau pengendalian output.
Fokus Pengendalian Organisasi
1. Pengendalian Feed Forward, berfungsi untuk mengantisipasi
masalah. Pengendalian ini berfokus pada inputs. Contoh dari pengendalian feed
foward berupa:
- Tes narkoba pada calon karyawan
- Menginspeksi bahan mentah
- Hanya menerima lulusan universitas
2. Pengendalian
Bersamaan, berfungsi untuk mengatasi masalah jika masalah tersebut suda
terlanjut terjadi. Pengendalian bersamaan berfokus pada proses yang sedang
berlangsung. Contoh dari pengendalian bersamaan yaitu:
- Budaya yang bisa beradaptasi
- Kualitas manajemen total
- Pengendalian diri karyawan
3. Pengendalian
Timbal Balik, berfungsi untuk mengatasi masalah setelah masalah itu muncul. Pengendalian
ini berfokus pada keluaran. Contoh dari pengendalian timbal balik yaitu:
- Menganalisa penjualan per karyawan
- Menginspeksi kualitas final dari suatu barang atau jasa
- Melakukan survey kepada pelanggan
Pengendalian Anggaran
Merupakan metode pengendalian manajerial yang paling umum
digunakan. Pengendalian anggaran dilakukan dengan proses menetapkan target. Pengendalian
anggaran digunakan untuk memonitor hasil dan membandingkannya dengan anggaran.
Pusat Tanggung Jawab
Merupakan salah satu unit organisasi dibawah
pengawasan satu orang yang memiliki tanggung jawab terhadap aktivitas pusat
tanggung jawab tersebut. Seorang manajer anggaran menggunakan :
- Beban, untuk mengantisipasi pengeluaran dan membandingkan pengeluaran dengan aggaran yang sudah ditetapkan
- Pendapatan, untuk mengidentifikasi perkiraan dan pendapatan actual
- Kas, sebagai estimasi dan laporan arus kas
- Modal, untuk merencanakan dan melaporkan investasi pada aset utama yang akan disusutkan
Metode Penganggaran Tradisional
1.
Penganggaran Atas-Bawah
Manajer tingkat menengah dan bawah menetapkan target anggaran
departemen. Dilakukan sesuai dengan pendapatan perusahaan secara keseluruhan
dan pengeluaran yang ditentukan oleh manajemen puncak
2.
Penganggaran Bawah-Atas
Manajer tingkat bawah menganggarkan departemen mereka kebutuhan
sumber daya. Lalu untuk persetujuan memerlukan top management.
Laporan Keuangan
Memberikan
informasi dasar untuk melakukan kontrol finansial.
- Neraca : menunjukkan posisi keuangan perusahaan dengan menunjukkan tingkat aset dan kewajiban pada titik waktu tertentu.
- Laporan Laba Rugi : Merangkum kinerja keuangan perusahaan untuk interval waktu tertentu.
Analisa Keuangan
Menjelaskan
bahwa manajer harus bisa mengevaluasi laporan finansial yang membandingkan
kinerja organisasi dengan data sebelumnya atau norma industri.
- Rasio likuiditas.
- Rasio aktivitas.
- Rasio keuntungan.
- Rasio pengaruh.
Rasio finansial
yang umum:
Filosofi
Pengendalian
- Pengendalian birokratis mempengaruhi perilaku karyawan dan menilai kinerja melalui aturan, kebijakan, hierarki kewenangan, sistem penghargaan , dan dokumentasi secara tertulis.
- Pengendalian desentralisasi mengandalkan nilai budaya, tradisi, keyakinan bersama, kepercayaan
Total Quality
Management (TQM)
Mendasar
pada decentralized control philosophy. Komitmen seluruh organsiasi untuk
menanamkan kualitas ke dalam setiap aktivitas melalui peningkatan
berkelanjutan.
- Quality circles
- Benchmarking
- Six Sigma
- Reduced cycle time
- Continous improvement
Faktor
kesuksesan dari TQM yaitu:
- TQM tidak selalu berhasil.
- Six sigma principles dari TQM kemungkinan tidak sesuai untuk seluruh masalah organisasi.
- Banyak kontijensi bisa mempengaruhi kesuksesan dari program TQM.
- Quality circles: lebih bermanfaat ketika menghadapai pekerjaan yang menantang.
- TQM akan lebih berhasil: memperkaya pekerjaan + meningkatkan motivtasi.
Tren
pada kualitas dan kontrol finansial.
- International Quality Standards - ISO 9000
- Sistem kontrol finansial terbaru:
- EVA/Economic Value Added
- MVA/Market Value Added
- ABC/Activity Based Costing
Sistem
Pengendalian untuk Masa Turbulensi
- Open-Book Management: berbagi informasi dan hasil keuangan dengan semua karyawan dalam organisasi.
- Balanced Scorecard: sistem kontrol manajemen komprehensif yang menyeimbangkan ukuran keuangan tradisional dengan ukuran layanan pelanggan, proses bisnis internal, dan kapasitas organisasi untuk pembelajaran dan pertumbuhan. Struktur dari balance scorecard yaitu: