Halo People, setelah sebelumnya kita membahas mengenai
sejarah perkembangan ilmu manajemen, kali ini kita akan mereview kembali nih
mengenai manajemen lebih dalam.
Nah, manajemen adalah proses yang digunakan untuk
mengelola dan mengendalikan sebuah organisasi atau bisnis. Fungsi manajemen
meliputi kegiatan-kegiatan seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
dan pengawasan. Tujuan dari manajemen adalah untuk mencapai sasaran organisasi
dengan efisien dan efektif.
Berikut ini adalah beberapa fungsi manajemen yang umum:
- Perencanaan: Merumuskan tujuan organisasi dan menentukan langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapai tujuan tersebut.
- Pengorganisasian: Menentukan struktur organisasi, mengalokasikan sumber daya, dan menetapkan tugas dan tanggung jawab bagi anggota organisasi.
- Pengarahan: Menjalankan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi, termasuk memberikan instruksi dan motivasi kepada anggota organisasi.
- Pengawasan: Mengontrol kegiatan organisasi untuk memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai dengan efisien dan efektif.
Dalam postingan kali ini, penulis akan secara spesifik
membahas mengenai fungsi perencanaan.
Perencanaan untuk Masa Depan
Kebanyakan organisasi akan
menghadapi turbulen dan peningkatan yang dinamis. Oleh karena itu bagaimana
tugas manajer bisa membuat planning yang mampu melakukan penyesuaian dan
mengantisipasi lingkungan yang tidak pasti perubahannya itu baik dari sisi
ekonomi, politik, dan sosial.
Keadaan ketidakpastian ekonomi,
politik, dan sosial = Manajer harus bisa memperkirakan bagaimana mengatasi hal
tersebut.
Manajer harus bisa memperbaharui
ketertarikan dari perencanaan organisasi.
Pentingnya Tujuan dan Perencanaan
Rasionalisasi Keputusan ; sebagai
alasan untuk pengambilan keputusan.
Pedoman untuk Bertindak ; sebagai
pedoman untuk melakukan tindakan-tindakan tertentu.
Standarisasi Kinerja, sebagai
penyusun standar kinerja dari pegawai dan standar kinerja dari perusahaan
Tujuan dan Rencana
- Tujuan : merupakan kondisi dimasa yang akan datang yang ingin dicapai atau direalisasikan oleh organisasi.
- Rencana: rencana merupakan sebuah blueprint yang menentukan alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan lainnya yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
- Perencanaan: perencanaan merupakan tujuan organisasi dan sarana untuk mencapainya. Perencanaan: merupakan fungsi manajemen yang paling mendasar sekaligus fungsi manajemen yang paling kontroversial.
Tingkatan Tujuan/Rencana dan Keuntungannya
Tingkatan tujuan :
1. Pernyataan
Misi : pernyataan yang menjelaskan tujuan dan tujuan dari suatu
organisasi atau perusahaan.
2. Tujuan Strategis :ujuan jangka panjang yang
ingin dicapai oleh suatu organisasi atau perusahaan
3. Tujuan Taktis : tujuan jangka pendek yang
ingin dicapai oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan
strategisnya.
4.
Tujuan Operasional : tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah divisi dalam perusahaan.
Keuntungannya bagi organisasi
adalah:
1. Legitimasi (Legitimacy) :
menunjukan tujuan dan alasan organisasi itu berdiri sebagai lambang legitimasi
sehingga karyawan mengidentifikasi dengan tujuan keseluruhan.
2. Sumber Motivasi dan Komitmen
(Source of Motivation and Commitment) : bahan identifikasi karyawan dengan
organisasinya sehingga memotivasi dengan mengurangi ketidakpastian.
3. Pedoman untuk Melakukan Tindakan Tertentu
(Guidance to Act) : menunjukkan arah
tujuan, memfokuskan perhatian pada target tertentua serta upaya langsung menuju
hasil yang terpenting.
4. Sebagai Tindakan Rasional untuk Mengambil
Keputusan (Rationale of Decision) : memahami apa yang ingin dicapai oleh
organisasiem dan membuat keputusan untuk memastikan bahwa kebijakan internal,
peran, kinerja, struktur, produk, dan pengeluaran akan dibuat sesuai dengan
hasil yang diinginkan.
5. Sebagai Standar dari Kinerja
(Standard of Performance) : melayani sesuai dengan kriteria performanya serta
memberikan standar dari penilaian kepada karyawan.
Karakteristik Penentuan Tujuan yang Efektif
- Spesifik dan dapat diukur
- Menantang tapi realistik
- Menjelaskan jangka waktunya
- Dikaitkan dengan reward kepada karyawan jika tujuan tercapai.
Jenis-Jenis Perencanaan
1. Manajemen
Berdasarkan Tujuan (Management by Objectives)
Model MBO ini menjelaskan
bagaimana sebuah organisasi atau perusahaan bekerja sesuai dengan target yang
harus dicapai, proses MBO dapat dilihat pada bagan dibawah ini.
Langkah proses MBO :
1. Langkah Pertama : Tetapkan Tujuan
Penetapan tujuan
ini ditentukan berdasarkan tujuan strategi perusahaan, tujuan departemen,
tujuan individual.
2. Langkah Kedua
: Menyusun Rencana Tindakan
Rencana
tindakan ini berupa apa apa saja yang dapat mendukung terwujudnya tujuan
perusahan.
3. Langkah
Ketiga : Meninjau Kembali Progres
Dalam
menyusun rencana terdapat review progress yaitu tindakan untuk meninjau keadaan
jika terjadi penyimpangan, maka perlu ada langkah perbaikan strategi.
4. Langkah
Keempat : Penilaian Kinerja
Seluruh
aktivitas yang telah dilakukan untuk mewujudkan tujuan dinilai apakah telah
berhasil atau tidak.
Kelebihan dan Kekurangan Model MBO :
a)
Kelebihan MBO:
- Upaya manajer dan karyawan difokuskan pada aktivitas yang akan mengarah pada pencapain tujuan
- Kinerja dapat ditingkatkan di setiap level perusahaan
- Karyawan termotivasi
- Tujuan individu dan departemen selaras dengan tujuan perusahaan
b)
Kekurangan
MBO :
- Adanya perubahan konstan mencegah MBO bertahan
- Lingkungan hubungan antara karyawan dan atasan yang buruk dapat mempengaruhi efektivitas MBO
- Tujuan strategis dapat digantikan dengan tujuan operasional
- Organisasi meekanistik dan nilai-nilai yang membuat putus asa dapat membahayakan proses MBO
- Terlalu banyak dokumen menghabiskan energi MBO.
2.
Rencana Sekali Pakai (Single-Use Plan)
Rencana
yang dikembangkan untuk mencapai serangkaian tujuan yang tidak mungkin terulang
di masa depan.
- Program merupakan suatu tujuan dan rencana yang kompleks untuk meraih tujuan organisasi yang penting dalam satu waktu.
- Proyek itu mirim dengan program, namun umumnya proyek memiliki cakupan dan kompleksitas yang lebih kecil.
3.
Rencana Tetap (Standing Plans)
Rencana berkelanjutan yang digunakan untuk
memberikan panduan untuk tugas yang dilakukan berulang kali dalam organisasi. Bentuk
umumnya :
- Kebijakan; merupakan pedoman umum untuk bertindak dan menyediakan arahan untuk orang-orang di dalam organisasi.
- Aturan; menjelaskan bagaimana cara menjalankan suatu tindakan dengan baik dan benar.
- Prosedur; mendefinisikan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk melaksanakan tugas tertentu.
4.
Rencana
Cadangan (Contingency Plans)
Rencana
cadangan merupakan rencana yang digunakan di dalam situasi tertentu atau
digunakan di dalam situasi yang tidak terduga. Identifikasi faktor-faktor yang
tidak dapat dikendalikan:
- Perputaran ekonomi.
- Penurunan pasar.
- Kenaikan biaya bahan persediaan.
- Perkembangan teknologi.
- Terjadinya insiden ringan.
Cara mencegah dampak dari faktor diatas adalah dengan
meramalkan jangkauan respon alternatif untuk menanggulangi faktor yang mungkin
memiliki dampak yang besar. Serta dapat juga dengan membuat skenario dengan
melihat berbagai tren, kemudian memikirkan alternatif yang mungkin untuk
membuat kerangka kerja sehingga kejadian diluar dugaan di masa yang akan datang
dapat diatasi.
5.
Rencana Manajemen Krisis (Crisis
Management Planning)
a)
Pencegahan
- Membangun hubungan saling percaya dengan pemangku kepentingan utama
- Komunikasi terbuka
b)
Persiapan
- Tim Manajemen Krisis
- Rencana Manajemen Krisis
- Membangun sistem Komunikasi yang Efektif
c)
Penahanan
- Respon cepat
- Memenuhi keamanan dan kebutuhan emosional
- Kembali ke bisnis
Perencanaan
Kinerja Terbaik
- Perencanaan Terpusat (Centralized Planning): Tradisional, kelompok spesialis perencanaan yang menciptakan rencana untuk organisasi secara keseluruhan, divisi serta departemen utamanya biasanya melapor secara langsung kepada presiden atau CEO.
- Perencanaan Tersebar (Decentralized Planning): Performa Tinggi, manajer bekerja bersama ahli perencanaan untuk menciptakan tujuan dan rencana mereka sendiri. Rencana menjadi hidup ketika karyawan turut berpartisipasi dalam mengatur tujuan dan menentukan arti untuk menggapai tujuan tersebut.
Perencanaan di Tempat Kerja Baru
- Memiliki pernyataan visi dan misi yang kuat
- Tetapkan tujuan yang fleksibel
- Bangun tradisi yang mendorong belajar
- Tekankan perencanaan yang menguasai situasi
- Manfaatkan tekanan tugas yang bersifat sementara
- Perencanaan dimulai dan berhenti di puncak
Dedi Purwana Channel - https://youtu.be/7dEj-9yA1bA