Hola Peeps, kembali lagi di Your Music Blog, kali ini kita akan
melanjutkan bahasan mengenai fungsi manajamen. Nah, kali ini kita akan membahas
apa itu organisasi, namun sebelumnya penulis akan menjelaskan terlebih dahulu
mengenai penjelasan organisasi.
Apa itu Organisasi?
Organisasi merupakan penyebaran dan penggerakan dari sumberdaya yang dimiliki untuk mencapai tujuan strategis dari organisasi itu sendiri. Pengorganisasian dalam manajemen merupakan tahap yang merupakan proses menentukan pekerjaan yang harus dilakukan, menentukan bagaimana pekerjaan tersebut harus dilakukan, dan menempatkan orang-orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Pengorganisasian ini dapat dilihat dalam
berbagai praktik, contohnya:
- Pembagian tenaga kerja ke dalam depratemen dan pekerjaan tertentu.
- Adanya garis otoritas formal.
- Merupakan mekanisme untuk mengkoordinasi beragam tugas organisasi.
Merancang Organisasi yang Adaptif
- Mengatur prinsip dan konsep
- Mengatur struktur organisasi vertikal
- Menggunakan mekanisme untuk koordinasi horizontal
- Menyesuaikan berbagai desain elemen untuk situasi organisasi
Struktur Organisasi
Struktur organisasi menjelaskan
bagaimana pembagian tugas, pengerahan sumberdaya, dan bagaimana departemen di
koordinasikan.
- Serangkaian tugas formal yang ditugaskan.
- Hubungan laporan secara formal.
- Desain dari suatu sistem untuk memastikan keefektifan pengkoordinasian karyawaan di seluruh departemen.
Bagan Organisasi
Bagan
organisasi merupakan representasi secara visual berupa gambar tingkatan jabatan
di perusahaan. Di dalam bagan organisasi juga dapat memperlihatkan perangkat
pekerjaan pekerjaan formal dimana terdapat kerangka kerja untuk pengawasan
secara vertikal. Bagan organisasi dapat menunjukkan siapa bertanggung jawab
kepada siapa dan siapa melaporkan kepada siapa dan nantinya akan terlihat
dengan jelas siapa atasan dan siapa bawahan di suatu organisasi.
Spesialisasi
Kerja
Konsep spesialisasi pekerjaan
dilaksanakan dengan melakukan:
- Tugas dibagi menjadi pekerjaan individu.
- Karyawan hanya melakukan tugas yang sesuai dengan fungsi khusus atau keahlian mereka.
- Pekerjaan cenderung berskala kecil, namun bisa dikerjakan secara efisien.
Rantai Komando
Merupakan garis otoritas yang
tidak putus yang menghubungkan seluruh anggota di dalam suatu organisasi.
Rantai komando menunjukan dan menjelaskan siapa melapor kepada siapa. Rantai
komando berkaitan dengan dua prinsip yang mendasari:
- Unity of Command atau Kesatuan Komando.
- Scalar Principe atau Prinsip Skalar.
Otoritas
Suatu
hak seorang manajer yang formal dan sah untuk mengambil keputusan. Otoritas
juga memungkinkan seorang manajer mengalokasikan sumber daya untuk dapat
mencapai outcome yang ingin dicapai. Seperti bisa mengalokasikan keuangkan
untuk suatu program, merencanakan anggaran untuk jangka waktu tertentu.
Otoritas dibedakan menjadi tiga karakteristik, diantaranya:
- Otoritas diberikan untuk kepentingan organisasi
- Otoritas dapat diterima dan diakui oleh bawahan
- Otoritas mengalir ke bawah secara vertical
Tanggung
Jawab
Tanggung jawab dan kewenangan merupakan dua hal yang saling berdampingan
satu sama lain. Dengan demikian, sebagaimana seorang manajer diberikan
otoritas atau kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawabnya. Sedangkan
tanggung jawab karyawan sendiri adalah tugas yang harus dikerjakan oleh seorang
karyawan sesuai dengan apa yang sudah ditugaskan di awal.
Akuntabilitas
Merupakan mekanisme melalui otoritas tertentu dan tanggung jawab yang
diselaraskan. Anggota tunduk kepada aturan untuk melaporkan dan membenarkan hasil
pekerjaan kepada atasan mereka di dalam rantai komando. Akuntabilitas dapat
dibuat ke dalam struktur organisasi.
Delegasi
Proses
bagaimana seorang manajer memberikan tugas, otoritas, serta tanggung jawab
kepada bawahannya. Organisasi juga mendorong manajer untuk mendelegasikanhal
tersebut ke tingkat serendah mungkin. Delegasi menjadi peting karena tidak
semua tugas, otoritas, dan tanggung jawab dapat diemban sendiri oleh manajer.
Teknik
dalam delegasi :
- Memberikan instruksi menyeluruh
- Pertahankan feedback
- Mengevaluasi dan menghargai kinerja
- Mendelegasikan seluruh tugas
- Memastikan bahwa otoritas sama dengan tanggung jawab
- Memilih orang yang tepat
Kewenangan
Garis dan Staff
- Kewenangan garis; individu dalam posisi manajemen yang memiliki kuasa formal untuk mengarahkan dan mengendalikan bawahan secara langsung.
- Kewenangan staff; diberikan kepada staff yang memiliki spesialisasi di bidang keahlian tertentu.
Rentang Manajemen dan Rentang Kontrol
Merupakan
seberapa ideal seorang manajer memimpin berapa banyak bawahan. terdapat dua
pendekatan yaitu:
- Pendekatan Tradisional : Satu manajer membawahi maksimal 7 bawahan
- Pendekatan Organisasi Modern/ Sekarang : Satu manajer membawahi lebih dari 30 bawahan dikarenakan organisasi sekarang memiliki struktur yang lebih ramping
Rentang kontrol juga tergantung pada
keterlibatan supervisor, yaitu:
- Ketika keterlibatan supervisor dekat dengan bawahan, maka rentang kendali harus kecil
- Ketika keterlibatan supervisor dengan bawahan tidak dekat, maka rentang kendali/kontrol harus besar.
Faktor
yang terkait dengan Kurangnya keterlibatan supervisor
- Bawahan melakukan pekerjaan yang mirip
- Bawahan fokus di satu tempat
- Bawahan sangat terlatih
- Tersedia aturan dan prosedur yang menjelaskan tugas
- Sistem dan personel pendukung tersedia bagi manajer
- Dibutuhkan sedikit waktu untuk kegiatan tanpa pengawasan
- Preferensi dan gaya manajer memiliki rentang yang lebar
Struktur
Tinggi versus Datar
Rentang pengendalian yang
digunakan dalam suatu organisasi menentukan apakah strukturnya tinggi atau
datar. Struktur tinggi memiliki rentang yang lebih sempit dan tingkat yang
lebih hierarkis. Sedangkan struktur datar memiliki rentang yang lebar dan
tersebar secara horizontal dan tingkat hierarki lebih sedikit. Pada masa saat
ini lebih banyak digunakan rentang kendali yang lebih lebar atau datar.
Sentralisasi
vs Desentralisasi
Sentralisasi
adalah pemusatan dalam pengambilan keputusan pada satu titik, sedangkan
decentralisasi lebih memberikan wewenang pada tingkat yang lebih bawah untuk
mengambil keputusan. Perubahan yang lebih besar dan ketidakpastian dalam
lingkungan biasanya dikaitkan dengan desentralisasi. Sentralisasi maupun
desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan. Pada saat krisis atau
resiko kegagalan perusahaan, otoritas dapat dipusatkan ke atas.
Departementalisasi
Departemenetalization atau
departementalisasi merupakan basis di mana individu dikelompokkan ke dalam
departemen. Beberapa pendekatan departementalisasi, yaitu:
- Pendekatan Vertikal Fungsional : orang-orang dikelompokkan bersama di dalam departemen berdasarkan dengan keterampilan umum mereka.
- Pendekatan Divisional: dikelompokkan bersama berdasarkan atas produk umum, program, atau wilayah geografis yang sama.
- Pendekatan Horizontal Matriks: rantai komando fungsional dan divisional. Beberapa karyawan melapor kepada dua atasan.
- Pendekatan Berbasis Tim : diciptakan untuk mencapai atau menyelesaikan tugas tertentu.
- Pendekatan Jaringan: hub pusat kecil yang terhubung secara elektronik ke organisasi mereka yang lain yang menjalankan fungsi vital. Departemen bersifat independen, dan dapat ditempatkan di mana saja.
- Pendekatan Virtual: menyatukan orang-orang untuk sementara untuk menentukan kesempatan atau peluang tertentu lalu kemudian segera dibubarkan.
a) Pendekatan Virtual Fungsional:
Pengelompokkan posisi ke dalam departemen
berdasarkan kesamaan keterampilan, keahlian, dan penggunaan sumberdaya.
Informasi mengalir naik turun.
Rantai komando menyatu di atas.
Manajer dan karyawan selaras karena pelatihan
dan keahlian yang serupa.
Aturan dan prosedur yang mengatur tugas dan
tanggung jawab.
b) Pendekatan Divisional
Keuntungan struktur divisional yaitu:
- Efisien dalam menggunakan sumberdaya.
- Mengembangkan kemampuan spesialisasi.
- Top manajemen kontrol.
- Koordinasi yang sangat baik.
- Penyelesaian masalah teknis yang berkualitas.
Kekurangan struktur divisional yaitu:
- Komunikasi yang buruk.
- Reaksi yang lambat pada perubahan eksternal.
- Keputusan terpusat pada tingkat atas.
- Sulitnya melaksanakan tanggung jawab pin pointing.
- Terbatasnya pandangan karyawan pada tujuan organisasi.
c) Pendekatan Horizontal Matriks (Project-Based)
Keuntungan Horizontal Matriks yaitu:
- Lebih efisien untuk menggunakan sumberdaya daripada hirarki tunggal.
- Bisa beradaptasi dengan perubahan lingkungan.
- Mengembangkan kemampuan manajemen baik umum maupun spesifik.
- Keahlian tersedia untuk semua divisi.
- Tugas yang diperbesar untuk karyawan.
Kekurangan Horizontal Matriks yaitu:
- Ada dua rantai komando.
- Tingginya potensi konflik antar dua sisi matriks.
- Harus dilakukan banyak meeting untuk mengkoordinasikan aktivitas.
- Dibutuhkan untuk pelatihan human relation.
- Dominasi kekuasaan oleh salah satu sisi matriks.
d) Pendekatan Berbasis Tim
Keuntungan dari Team-based yaitu:
- Memiliki keuntungan yang sama dengan struktur fungsional.
- Mengurangi penghalang antar departemen.
- Waktu reaksi yang lebih cepat.
- Moral yang lebih baik.
- Mengurangi biaya administrasi.
Kekurangan dari Team-based yaitu:
- Adanya dua loyalitas dan konflik.
- Waktu dan sumberdaya dominan terpakai untuk meeting.
- Desentralisasi yang tidak direncanakan.
e) Pendekatan Jaringan
Keuntungan dari Pendekatan Jaringan yaitu:
- Persaingan global.
- Kekuatan kerja yang fleksibel.
- Mengurangi biaya administrasi.
Gugus Tugas, Tim, Proyek
Manajemen
- Gugus Tugas; tim atau komite sementara yang dirancang untuk menyelesaikan masalah dalam periode yang singkat melibatkan beberapa departemen
- Manajer Proyek; bertanggungjawab terhadap koordinasi kegiatan dari beberapa departemen secara penuh untuk penyelesaian proyek tertentu.
Rekayasa
Ulang
Rekayasa
ulang berkaitan dengan desain ulang radikal dari proses bisnis untuk mencapai
peningkatan dramatis dalam biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan. Proses
adalah kelompok terorganisir dari tugas dan aktivitas terkait yang bekerja sama
untuk mengubah input menjadi output dan menciptakan nilai.
Faktor
yang Membentuk Struktur
- Mengikuti strategi
- Mencerminkan lingkungan
- Menyesuaikan teknologi, baik teknologi layanan maupun digital